A partir da publicação da Portaria nº 211, de 11 de abril de 2019, é considerado válida a utilização de certificação digital para a assinatura eletrônica dos documentos relacionados à saúde e segurança do trabalho das empresas. Para isto, os arquivos devem estar em formato PDF, assinado de acordo com o padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas – ICP Brasil e disponível para apresentação à inspeção do trabalho, sendo estes arquivos em meio digital.
Da mesma forma, os empregadores poderão arquivar os documentos anteriores à data da portaria em meio digital, porém deverão manter os arquivos físicos originais para, se necessário, apresentar à Inspeção do Trabalho, esta possibilidade também está expressa na NR 01.
Os documentos previstos por esta portaria são:
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
- Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR;
- Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT;
- Programa de Proteção Respiratória – PPR;
- Atestado de Saúde Ocupacional – ASO;
- Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR;
- Análise Ergonômica do Trabalho – AET;
- Plano de Proteção Radiológica – PRR;
- Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes;
- Certificados ou comprovantes de capacitações contidas nas Normas Regulamentadoras, laudos de insalubridade e periculosidade e
- Demais documentos exigidos com fundamento no art. 200 do Decreto-lei n° 5.452, de 1° de maio de 1943.
Os novos textos das NRs que entrarão em vigor a partir de janeiro de 2022 (NR 01, 07, 09 e 17) já estão preparados ou possuem dispositivos que preveem a utilização dos documentos em meio digital. Destaca-se a NR 01 que apresenta item (1.5 do texto vigente e 1.6 do novo texto), com comandos específicos para tratar sobre o tema. Abrangendo, de forma expressa, a possibilidade dos documentos das demais NRs serem emitidos e armazenados em meio digital.
Cabe ressaltar que, de acordo com o Art. 3º, a utilização da certificação digital para assinatura destes documentos é inicialmente facultativa, sendo obrigatória nos seguintes prazos a contar da publicação desta portaria (12 de abril de 2019):
- 5 anos, para microempresas e microempreendedores individuais (abril de 2024)
- 3 anos, para empresas de pequeno porte (abril de 2022); e
- 2 anos, para as demais empresas (abril de 2021).